1. Kuandika "Resume Objective" Badala ya "Professional Summary"
Moja ya makosa ya kawaida kwenye CV ni kutumia resume objective – kauli
fupi
inayoelezea kile unachotaka kufanikisha katika kazi au taaluma yako. Ingawa nia yake ni
nzuri,
waajiri wengi siku hizi wanapendelea kuona professional summary
inayojieleza
zaidi juu ya thamani unayoleta kwa kampuni, si matarajio yako binafsi.
Badala ya kusema unachotaka (“Ninatafuta nafasi ya kukuza taaluma yangu…”), elezea
kile unachoweza kutoa (“Mtaalamu wa Masoko mwenye uzoefu wa miaka 3 katika kukuza mauzo
kupitia mikakati ya kidigitali…”). Lengo ni kumshawishi mwajiri kwamba wewe ni mtu
sahihi
kwa nafasi hiyo.
Ushauri: Ikiwa bado una uzoefu mdogo, unaweza kutaja malengo yako ya
taaluma ndani ya “summary” yako, lakini hakikisha yanaendana moja kwa moja na nafasi
unayoomba na malengo ya kampuni husika.
2. Kuelezea Uzoefu Usiohusiana na Nafasi Unayoomba
Wakati wa kuandika CV, wengi huorodhesha uzoefu wa kazi zote walizowahi kufanya bila
kuzingatia uhusiano wake na nafasi wanayoomba. Tatizo ni kwamba, hili linafanya mwajiri
apoteze mwelekeo kuhusu sifa zako muhimu kwa kazi husika.
Badala yake, toa kipaumbele kwa kazi na majukumu yanayohusiana moja kwa moja na nafasi
mpya. Ikiwa unabadilisha taaluma, tumia nafasi hii kuonyesha transferable
skills
— ujuzi unaoweza kutumika katika sekta tofauti.
Mfano: Ikiwa unaomba kazi ya Customer Service lakini uzoefu
wako
ni kama Cashier, elezea jinsi ulivyoshughulika na wateja, ulivyowasaidia
kutatua
changamoto, na jinsi ulivyoboresha uzoefu wao wa manunuzi. Hii inaonyesha kuwa una ujuzi
wa huduma kwa wateja unaohitajika.
3. Kutotoa Maelezo ya Kutosha Kuhusu Uzoefu Wako wa Kazi
CV yenye maelezo machache haiwezi kuonyesha uwezo wako ipasavyo. Waajiri wanataka kuona
matokeo ya kazi zako, si majina ya kampuni pekee. Kwa kila kazi uliyoifanya, toa maelezo
yanayojibu maswali kama: ulifanya nini, ulitumia mbinu gani, na ulipata matokeo gani.
Lenga kuweka alama 5 za bullet points kwa kazi ya sasa au ya hivi
karibuni,
na alama 3 kwa kazi zilizopita. Tumia action verbs kama
“niliongoza”, “niliboresha”, “nilipunguza”, “nilisimamia” kuanza kila kipengele, na
onyesha
matokeo kwa takwimu au mafanikio halisi.
Mfano: “Niliongoza timu ya watu 6 na kuongeza ufanisi wa mauzo kwa 25%
ndani ya miezi mitatu.” Maelezo haya yanaonyesha uwezo wako wa kufanikisha matokeo,
jambo ambalo waajiri wanathamini sana.
4. Kuongeza Marejeo (References) Moja kwa Moja Kwenye CV
Ingawa waajiri wengi huomba marejeo ili kuthibitisha tabia au uzoefu wa
mgombea,
si lazima kuyajumuisha moja kwa moja kwenye CV yako. Kwa kawaida, maombi ya marejeo
hutolewa katika hatua za mwisho za mchakato wa ajira, baada ya mwajiri kuvutiwa na CV
yako.
Hivyo, ni vyema kuandaa nyaraka tofauti kwa marejeo (Reference Sheet)
yenye kichwa (header), fonti na mtindo uleule kama CV yako. Hii inaonyesha umahiri
na usafi wa maandalizi yako ya maombi.
Ushauri wa BTR: Usiongeze maneno kama “References available upon
request”
— waajiri tayari wanajua wanaweza kuyaomba wakihitaji.
5. Kuweka Ujuzi Usiohusiana na Nafasi Unayoomba
Watu wengi wana ujuzi mwingi, lakini si kila ujuzi unahusiana na kazi unayoomba.
CV yenye ujuzi usiohusiana inaweza kufanya waajiri wapoteze mwelekeo
kuhusu uwezo wako halisi katika nafasi husika.
Soma tangazo la kazi kwa makini ili kubaini ni ujuzi gani mwajiri anautaka.
Ikiwa nafasi inahitaji mtu anayejua kutumia programu fulani kama Excel au
QuickBooks, hakikisha unataja programu hizo moja kwa moja. Ujuzi unaolenga
moja kwa moja kwenye kazi huongeza nafasi yako ya kuchaguliwa.
Ushauri: Jenga sehemu ya “Key Skills” yenye orodha ya ujuzi wako
muhimu, ikiwemo ujuzi wa kiufundi na ule wa kibinadamu (technical & soft skills).
6. Kutumia CV Moja Kwenye Maombi Yote ya Kazi
Moja ya makosa makubwa ambayo wagombea wengi hufanya ni kutumia CV moja kwenye
maombi yote ya kazi. Kila nafasi ya kazi ni ya kipekee, kwa hivyo CV yako
inapaswa kubadilishwa (customized) kulingana na mahitaji ya kazi
husika.
Tumia template kuu (master resume) ambayo unaweza kuhariri kwa kila
kazi
unayoomba. Ongeza maneno muhimu (keywords) yanayopatikana kwenye maelezo ya kazi
ili kusaidia CV yako kupita kwenye mfumo wa kuchuja wasifu (ATS – Applicant Tracking
System).
Mfano: Ikiwa unaomba kazi ya “Sales Executive”, tumia maneno kama
“closing deals”,
“lead generation”, na “customer retention” – haya huongeza nafasi yako ya kuonekana
kwenye matokeo ya kwanza.
7. Kutumia Taarifa za Mawasiliano Zilizopitwa na Wakati
Hakikisha taarifa zako za mawasiliano kwenye CV ni za sasa na sahihi.
Waajiri wanahitaji njia rahisi ya kukufikia pale wanapohitaji kupanga mahojiano
au kufuatilia maombi yako.
Angalia tena namba ya simu, barua pepe na mahali unapoishi (mji na mkoa).
Ikiwa umebadilisha namba au eneo lako, sasisha mara moja kwenye CV.
Epuka kutumia barua pepe zisizo rasmi kama “mcharo_boss@gmail.com” — badala
yake,
tumia barua pepe inayojitambulisha kitaalamu kama “johndoe@gmail.com”.
Ushauri wa BTR: Hakikisha barua pepe yako inafanya kazi na unapokea
arifa
moja kwa moja kwenye simu yako — usikose fursa kwa sababu ya kosa dogo kama hili.
8. Kuandika Kazi Ulizofanya Bila Kutaja Mafanikio
Moja ya makosa ya kawaida ni kutaja tu majukumu ya kazi badala ya
mafanikio uliyoleta.
Waajiri wanataka kuona matokeo, si tu majukumu. Badala ya kusema “Nilihudumia wateja,”
sema
“Nilihudumia wastani wa wateja 50 kwa siku na kuongeza kiwango cha kuridhika kwa wateja
kwa 20%.”
Vidokezo vya BTR: Tumia namba, asilimia, au mafanikio yanayopimika
kuonyesha matokeo.
Hii inaonyesha thamani yako kwa mwajiri na inakutofautisha na wagombea wengine walio na
majukumu sawa.
9. Kuwa na CV Fupi Sana au Ndefu Kupita Kiasi
Waajiri hupitia mamia ya CV kwa muda mfupi, hivyo CV ndefu sana inaweza kuwachosha.
Weka ukurasa mmoja unaoangazia uzoefu na ujuzi muhimu zaidi.
Ikiwa una zaidi ya miaka 10 ya uzoefu unaohusiana, unaweza kutumia kurasa mbili.
CV fupi sana inaweza kuashiria ukosefu wa uzoefu. Ikiwa wewe ni mhitimu mpya, ongeza
maelezo ya elimu, mafunzo, kazi za kujitolea au shughuli za ziada ulizoshiriki — eleza
jinsi vilivyokusaidia kujiandaa kwa nafasi unayoomba.
Ushauri: Weka usawa — CV fupi inakosa maelezo, ndefu inapoteza umakini
wa mwajiri.
10. Makosa ya Kisarufi au Muundo (Formatting Errors)
Makosa madogo ya tahajia au sarufi yanaweza kuharibu picha yako kitaalamu.
Kabla ya kutuma CV, ipitie kwa makini. Tumia zana za kisasa za ukaguzi wa maandiko
kama Grammarly au zana za word processor.
Pia, muombe rafiki au mtaalamu wa HR aipitie — macho ya pili yanaona zaidi.
Hakikisha muundo wako ni wa kitaalamu: fonti zinazosomeka (Times New Roman, Arial,
Georgia),
nafasi ya kutosha, na rangi zisizo kali. CV yako inapaswa kuelezea umahiri wako,
si kuwa jaribio la sanaa.
Ushauri wa BTR: CV safi, yenye mpangilio mzuri, inatuma ujumbe wa
uaminifu na uangalifu.
11. Kutumia Barua Pepe Isiyo ya Kitaalamu
Barua pepe yako ni sehemu ya kwanza ambayo waajiri wanaiona.
Barua pepe zisizo rasmi kama “starboy_420@gmail.com” zinaweza kukufanya
uonekane
asiye makini au asiye mtaalamu. Tumia barua pepe yenye jina lako kamili kama
“bright.augustino@gmail.com” au toleo lake fupi.
Ikiwa unatafuta kazi mara kwa mara, tengeneza barua pepe maalum kwa maombi ya kazi.
Hii inasaidia kudhibiti mawasiliano na kuhakikisha hupotezi taarifa muhimu kutoka kwa
waajiri.
12. Kujumuisha Mahitaji ya Mshahara
Ingawa ni kawaida kuwa na matarajio ya mshahara, usiyataje kwenye CV.
Mjadala wa mshahara unafaa kuja baada ya mahojiano au pale unapopewa ofa rasmi.
Kujumuisha mapema kunaweza kuathiri nafasi zako kabla hata hujajieleza.
Ushauri wa BTR: Fanya utafiti kuhusu kiwango cha mishahara katika
taaluma yako,
uzoefu wako, na eneo lako — kisha utumie data hiyo kujadiliana kwa uhalisia
unapofikia hatua ya mahojiano.
13. Kutumia Maneno ya Kitaaluma Kupita Kiasi au Clichés
Maneno ya kitaalamu (jargon) au sentensi zilizochoka kama “team player” au “hardworking
individual”
zinaweza kufanya CV yako ionekane kama nakala ya nyingine.
Badala yake, tumia lugha sahihi na mifano ya vitendo kuonyesha uwezo wako.
Mfano: Badala ya kusema “Excellent communicator,” andika “Niliwasilisha
ripoti
za kila mwezi kwa timu ya usimamizi na niliwezesha maamuzi ya haraka kwa kuboresha
mawasiliano ya ndani.”
Ushauri: Lugha rahisi, sahihi, na inayowasilisha matokeo ni silaha
kubwa kuliko misemo mikavu.
14. Kuweka Vipindi vya Burudani (Hobbies) Ambavyo Havihusiani
CV yako ina nafasi ndogo sana ya kuonyesha thamani yako kwa mwajiri.
Kutumia sehemu hiyo kutaja burudani zisizohusiana na kazi ni kupoteza nafasi muhimu.
Taja tu mambo ya ziada yanayohusiana na taaluma yako au yanayoonyesha
ujuzi unaohusiana na kazi unayoomba.
Mfano: Ikiwa unaomba kazi ya ualimu na unapenda kufundisha watoto kwa
kujitolea wikiendi,
basi hilo ni jambo muhimu la kutaja katika sehemu ya kazi za kujitolea.
Ushauri wa BTR: Kila kipengele kwenye CV yako kinapaswa kuonyesha
thamani ya kitaalamu,
si taarifa za kibinafsi zisizo na uhusiano na nafasi ya kazi.
15. Kuweka Picha Yako Kwenye CV
Kwa kawaida, haushauriwi kuweka picha yako kwenye CV.
Picha au michoro inaweza kuathiri jinsi mfumo wa uchambuzi wa wasifu (ATS)
unavyosoma taarifa zako.
Hii inaweza kupunguza nafasi ya CV yako kufika kwa mwajiri.
Hata hivyo, ikiwa unafanya kazi kwenye sekta inayohitaji picha kama
uigizaji, uanamitindo au utangazaji,
unaweza kujumuisha picha kwa muundo unaofaa wa kitaalamu.
Kwa sekta nyingine, weka picha yako kwenye wasifu wa mtandao wa kitaalamu kama
LinkedIn au tovuti yako binafsi badala ya kwenye CV.
Ushauri wa BTR: Picha nzuri iwe sehemu ya chapa yako mtandaoni,
si kwenye CV yenyewe — isipokuwa kama sekta yako inaitaka rasmi.
16. Kutoa Jina Lisilo Sahihi la Faili
Unapotuma maombi kwa njia ya mtandao, mara nyingi unahitajika kupakia faili la CV au
kulipeleka kwa barua pepe.
Wengi hukosea kwa kutuma faili lenye jina lisiloeleweka kama “finalresume2.docx” au
“newcvfinal(3).pdf”.
Hii inaweza kumchanganya mwajiri.
Badala yake: Tumia muundo rasmi na wa kitaalamu kama:
Bright_Augustino_CV.pdf au Jane_Doe_Resume.pdf.
Hii inarahisisha mwajiri kutambua faili lako haraka na inaonyesha umakini wa kitaalamu.
Ushauri wa BTR: Jina la faili ni sehemu ya kwanza ya mawasiliano yako
na mwajiri —
hakikisha linaonyesha umakini, mpangilio, na heshima ya kitaalamu.